MAIL SERVER

I. JUDUL

            “ Mail Server “

II. LANDASAN TEORI

Mail server dapat dibagi menjadi dua kategori utama: server surat keluar dan server surat masuk. Server surat keluar dikenal sebagai SMTP , atau Simple Mail Transfer Protocol. Server surat masuk datang dalam dua varietas utama. POP3 , atau Post Office Protocol versi 3, server yang terbaik dikenal untuk menyimpan pesan yang dikirim dan diterima pada PC ‘hard drive lokal. IMAP , atau Internet Message Access Protocol, server selalu menyimpan salinan pesan pada server. Kebanyakan server POP3 dapat menyimpan pesan pada server juga yang jauh lebih nyaman.

III. PEMBAHASAN

1.      PENGERTIAN MAIL SERVER

Mail server adalah program daemon yang bekerja menampung dan mendistribusikan email dalam suatu  jaringan. Protokol yang umum digunakan antara lain protokol SMTP, POP3 dan IMAP. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) digunakan sebagai standar untuk menampung dan mendistribusikan email, sedangkan POP3 (Post Office Protocol v3) dan IMAP (Internet Mail Application Protocol) digunakan agar user dapat mengambil dan membaca email secara remote yaitu tidak perlu login ke dalam sistem shelll mesin mail server tetapi cukup menguhubungi port tertentu dengan mail client yang mengimplementasikan protocol POP3 dan IMAP.

2.      SEJARAH MAIL SERVER

Sejarah mail server yaitu sebelumnya dikenal sebagai VMailer dan IBM Secure Mailer, itu pada awalnya ditulis oleh Wietse Venema selama tinggal di IBM Thomas J. Watson Research Center, dan terus dikembangkan secara aktif hari ini. Postfix pertama kali dirilis pada pertengahan tahun 1999

3.      FUNGSI MAIL SERVER

Secara garis besar, fungsi mail server adalah sebagai program yang membantu mengatur agar email dapat dikirimkan oleh pengirim sekaligus dapat diterima dengan aman, cepat, dan tanpa kendala oleh penerima email.

Tujuan dari adanya layanan mail server sendiri adalah untuk membuat jaringan transportasi email menjadi lebih lancar tanpa adanya interupsi dari pihak luar.

Selain itu, mail server juga berfungsi sebagai aplikasi yang dapat digunakan untuk mengatur distribusi email masuk maupun keluar. Hal ini tentu sangat penting bagi pelaku bisnis skelas perusahaan yang tidak ingin ada kebocoran data atau informasi yang bakal meenguntungkan kompetitor.

4.      JENIS MAIL SERVER

·         Sendmail

Bagi para pengguna sistem operasi Linux atau Unix, jenismail server yang satu ini tentu sudah tidak asing lagi. Sendmail tercatat banyak digunakan oleh para pengguna OS Linux/Unix karena menjadi sistem mail sever yang paling standar. 

·         Postfix

Postfix adalah jenis mail server yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan lebih lanjut dari Sendmail. Menariknya, Postfix juga sudah dapat dijalankan pada sistem operasi Mac OS X selain Linux/Unix jadi tidak heran jika server ini biasa dijadikan opsi untuk menggantikan server Sendmail. 

·         Qmail

Berbeda dari dua jenis mail server sebelumnya, mail diklaim sebagai mail server paling aman yang saat ini bisa didapatkan. Asumsi tersebut muncul berdasarkan fakta bahwa Qmail belum memiliki celah sedikitpun terkait potensi yang dapat menggangu atau merusak sistem keamanan. Qmail sendiri juga tercatat digunakan oleh provider layanan email gratisan seperti Yahoo dan Hotmail.

·         Outgoing mail (Untuk mengirim email)

Menggunakan server SMTP. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) merupakan protokol yang digunakan untuk melakukan pengiriman e-mail oleh aplikasi e-mail client

·         Incoming  mail (Untuk menerima atau mengambil email)

Menggunakan server POP3 dan IMAP. POP3 (Post Office Protocol versi 3) merupakan protokol yang digunakan oleh e-mail client untuk mendapatkan/menerima e-mail dari e-mail server dengan menggunakan koneksi TCP/IP.

IMAP (Internet Message Access Protocol) merupakan protokol selain POP3 yang digunakan oleh e-mail client untuk mendapatkan/menerima  e-mail dari e-mail server.

5.      KELEBIHAN MAIL SERVER

·         Lebih Cepat dan Efisien

·         Lebih Private

·         Bisa langsung Diatasi Ketika Terjadi Kerusakan

·         Lebih Mudah Mengatur Akun

·          Lebih menghemat bandwith

6.      KEKURANGAN MAIL SERVER

·         Tidak praktis (infrastruktur, administrasi, dll)

·         Keamanan email dari hacker

·         Jika email keluar kadang membutuhkan proses waktu yang lama

·         Jika server down dan tidak ada backup maka kita bisa kehilangan email.

7.      SISTEM KERJA MAIL SERVER

Setiap email yang dikirimkan dibuat untuk melewati sejumlah server mail sepanjang jalan ke penerima. Untuk user biasa, surat tersebut dikirim langsung tetapi proses adalah sesuatu yang dimengerti. Tanpa rangkaian Server Mail, pengguna hanya akan dapat mengirim email ke orang-orang yang alamat email domain sesuai dengan domain pengguna. Ini berarti bahwa pengguna hanya dapat mengirim pesan dari “xyz.com” ke pengguna sesama “xyz.com”.

Server mail yang menawarkan solusi lengkap untuk semua kebutuhan sistem email yang berhubungan dengan pengguna. Ini pada dasarnya dirancang dan dikembangkan untuk memenuhi persyaratan dari setiap ukuran organisasi. Layanan Mail Server membantu dalam melindungi jaringan perusahaan dari ancaman keamanan (seperti virus dan spam). Beberapa fitur canggih Mail Server memastikan perlindungan yang maksimal dari jaringan dari segala macam ancaman eksternal. Ini juga melacak email yang dikelola atau diperoleh dari ISP.

 Komponen utama dari Mail Servers mencakup aturan Ditentukan pengguna (menentukan bagaimana Mail Server berhubungan dengan mengarahkan pesan masuk ke tujuan mereka dan bagaimana bereaksi terhadap pengirim pesan), penyimpanan permanen (surat masuk disimpan untuk distribusi kemudian untuk pengguna lokal), mail server daftar pengguna (database menyimpan nama pengguna lokal yang akan diakui sementara memberikan mail masuk) dll … Pesan, dalam perjalanan ke tujuan lain juga disimpan sementara di sini.

Sebagian besar Mail Servers dioperasikan secara otomatis. Mail Server menetapkan aturan, menurut mana pesan akan dikirim atau diterima dari server mail lain. Mail Servers diklasifikasikan sebagai:
Server Outgoing Mail (SMTP atau Server) Server Surat masuk (POP3 atau server)

8.      CARA KERJA MAIL SERVER

Pada email server terdapat dua server yang berbeda yaitu incoming dan outgoing server. server yang biasa menangani outgoing email adalah server SMTP(Simple Mail Transfer Protocol) pada port 25 sedangkan untuk menangani incoming email adalah POP3(Post Office Protcol) pada port 110 atau IMAP (Internet Mail Access Protocol) pada port 143.

Saat  mengirim email maka email  akan ditangani oleh SMTP server dan akan dikirim ke SMTP server tujuan, baik secara langsung maupun melalui melalui beberapa SMTP server dijalurnya. apabila server tujuan terkoneksi maka email akan dikirim, namun apabila tidak terjadi koneksi maka akan simasukkan ke dalam queue dan di ‘resend setiap 15 menit’. Apabila dalam 5 hari tidak ada perubahan maka akan diberikan undeliver notice ke inbox pengirim.

Apabila email terkirim email akan masuk pada POP3 server atau IMAP server. jika menggunakan POP3 server maka apabila kita hendak membaca email maka email pada server di download sehingga email hanya akan ada pada mesin yang mendownload email tersebut, dengan kata lain kita hanya bisa membaca email tersebut pada device yang mendownload email tersebut. berbeda dengan POP3 IMAP server mempertahankan email pada server sehingga email dapat dibuka kembali lewat device yang berbeda .

9.      PROSES PENGIRIMAN MAIL SERVER

1.      Setelah menulis pesan dan mengklik kirim, pada klien email Anda – apakah itu Outlook Express atau Gmail – maka anda terhubung ke server SMTP domain Anda. Server ini dapat diberi nama banyak hal, contoh standar akan smtp.pacarita.com.

2.      email client akan berkomunikasi dengan server SMTP, memberikan alamat email, alamat email penerima, isi pesan dan lampirannya.

3.      SMTP server memproses alamat email penerima – terutama domainnya. Jika nama domain adalah sama dengan pengirim, pesan akan diarahkan langsung ke domain itu POP3 atau IMAP Server – tidak diperlukan Routing antara server. Jika domain yang berbeda, meskipun, server SMTP harus berkomunikasi dengan server domain lain.

4.      Dalam rangka untuk menemukan server penerima, SMTP server pengirim harus berkomunikasi dengan DNS, atau Domain Name Server. DNS mengambil email nama domain penerima dan menerjemahkannya ke dalam alamat IP. SMTP server pengirim harus dapat merutekan email baik dengan nama domain sendiri, alamat IP adalah nomor unik yang ditugaskan untuk setiap komputer yang terhubung ke Internet. Dengan mengetahui informasi ini, server surat keluar dapat melakukan pekerjaan secara lebih efisien.

5.      Sekarang bahwa server SMTP memiliki alamat IP penerima, dapat terhubung ke server SMTP. Hal ini tidak biasanya dilakukan secara langsung, meskipun, melainkan pesan yang diarahkan di sepanjang serangkaian server SMTP terkait sampai tiba di tempat tujuan.

6.      SMTP server penerima memindai pesan masuk. Jika mengakui domain dan nama pengguna, meneruskan pesan bersama untuk domain itu POP3 atau IMAP server. Dari sana, ia ditempatkan dalam antrian sendmail sampai klien email penerima memungkinkan untuk di-download. Pada saat itu, pesan dapat dibaca oleh penerima.

10.  APLIKASI PADA MAIL SERVER

·         IceWarp

Icewarp memberikan sebuah solusi integrasi yang sangat tinggi termasuk Mail Server dengan proteksi Anti-Spam dan Anti-Virus rangkap dan tersedia tambahan pada opsi termasuk Icewarp GroupWare Server, Instant Messaging Server, Text Messaging Server, sebuah permukaan WebClient terpadu, lengkap dengan sinkronisasi peralatan mobile dan banyak lagi.

·         CMailServer

Sebuah perangkat lunak server mail kecil dan mudah digunakan dan web mail server software akan membantu anda membangun mail server anda sendiri melalui Internet. Ini memungkinkan anda untuk mengirim dan menerima email di Internet atau di dalam LAN dan memiliki dukungan untuk aplikasi email client seperti Outlook, Eudora dll juga mendukung Hotmail seperti layanan webmail.

·         Mail Server Zimbra

Pada dasarnya aplikasi mail server zimbra di bangun oleh komunitas yang peduli akan kebutuhan mail server yang stabil, dimana menjadi alternatif dan mungkin lebih baik dari aplikasi sekelas Microsoft Exchange Server. Yang pasti aktifitas pengembangan dan support terus di lakukan oleh komunitas zimbra

11.  IMPLEMENTASI MAIL SERVER DAN KEUNTUNGANNYA BAGI PERUSAHAAN

Selain file server dan database server, mail server merupakan salah satu fungsi server yang paling banyak digunakan di perusahaan. Hal ini mengingat fungsi email sendiri yang bisa mengurangi biaya surat-menyurat, lebih efisien dibandingkan komunikasi manual dan dapat menyertakan attachment yang berguna sebagai pelengkap dan dokumen tambahan terkait dengan isi email.

Ada banyak pilihan bagi perusahaan untuk menggunakan email tanpa perlu email server sendiri. Menggunakan jasa dari ISP, menggunakan email gratisan, menggunakan jasa dari Google Apps dan lain sebagainya.

Berikut adalah beberapa keuntungan penggunaan email server yang dikelola sendiri oleh perusahaan:

·         Branding. Dari sisi merk dan identitas, penggunaan nama domain resmi akan jauh lebih berharga dan lebih memperkuat citra perusahaan. Silakan bandingkan sisi branding dari account email  solocamp at yahoo.com dengan  it at solocamp.co.id. Mana yang lebih kuat ? Tentu saja  it at solocamp.co.id jauh lebih kuat brandingnya dibandingkan alamat email yang pertama. Selain karena nama domain, branding juga didapatkan dari pilihan nama unik yang bisa dimiliki, sementara pada domain gratisan, nama unik biasanya sudah dimiliki pihak lain

·         Mencegah penyalahgunaan. Banyak email penipuan yang mengatas namakan perusahaan tertentu. Misalnya,  hrd_pt_unilever at gmail.com, bisa saja digunakan oleh penipu yang bertindak seolah-olah sebagai bagian HRD PT. Unilever. Mengapa hrd ? Karena banyak para penipu yang mencari korban melalui email dan pengumuman lowongan kerja.

·         Kemudahan Penanganan & Backup. Email resmi yang dikelola oleh perusahaan jauh lebih mudah penanganannya. Kalau ada email tidak sampai, atau ada email yang bermasalah, kita dapat dengan mudah menelusurinya. Kita juga dapat dengan mudah menambah account dan menambah feature (anti spam, anti virus, task management dll) tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

·         Meningkatkan mobilitas. Email yang dikelola sendiri dapat dibuat menggunakan IP Publik sehingga dapat diakses dari luar kantor. Tingkat keamanan juga dapat diatur dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan

·         Lebih cepat. Jika sebagian besar proses transfer dan pengiriman email dilakukan oleh sesama pengguna dilingkungan perusahaan, mengapa harus mengirimkannya      ke internet terlebih dahulu ? Tentu jauh lebih cepat mengirimkannya secara langsung tanpa harus di routing ke internet.

Pengelolaan email server juga semestinya bukan sesuatu yang menambah pekerjaan secara drastis bagi pihak IT perusahaan. Secara normal, email server akan berjalan tanpa ada gangguan dan tanpa meminta perhatian khusus. Biaya pengadaan yang timbul juga relatif kecil dan tidak sebanding dengan keuntungan yang dapat dicapai.Alih-alih menghabiskan biaya untuk sewa inbox email dengan biaya per account, jauh lebih mudah dan lebih murah menggunakan emailserver sendiri dengan jumlah account tak terbatas (baca : dibatasi oleh kapasitas dan spesifikasi komputer saja). Sebagai gambaran, perusahaan dengan jumlah account email sampai dengan 100 account hanya akan menghabiskan biaya setup dan maintenance dalam kisaran Rp. 10 juta. Biaya ini juga bersifat fleksibel, karena jika dilakukan oleh staff IT perusahaan dapat lebih murah dan fleksibel.

IV. KESIMPULAN

Email merupakan sebuah layanan pengiriman surat elektronik yang di kirim melalui internet. Email dikirim dari suatu alamat email yang terdapat pada sebuah mail server kepada alamat email yang lainnya yang terdapat pada mail server yang sama maupun pada mail server yang berbeda.

Mail server sangat diperlukan mengingat kegunaanya yang sangat banyak,antara lain :

·         Menjaga keamanan data dari spam dan virus.

·         Dapat menghubungan email dengan domain yang berbeda.

·         Mempermudah user accses.

V. REFERENSI

1.         http://nitacahyani28.blogspot.com/2015/03/mail-server.html

2.        http://heronroixz-bimz.blogspot.com/2015/10/mail-server-dan-sejahrahnya.html

3.        https://qwords.com/blog/mail-server-adalah/